虚假报销的实务处理 ​

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2019-12-11 | 来源:劳动法苑

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  诚信是用人单位与劳动者依法建立并履行劳动合同的基石,但实践中常有劳动者因不诚信行为与用人单位产生劳动争议的情况发生。其中,虚假报销类劳动争议案件因为处理难度大,举证难度高等多种原因更易对用人单位造成不良影响,那么用人单位在遭遇此类员工时有哪些应对措施?本期话题,从最近处理的一个案例出发。

  一、案例呈现

  王某2001年入职某集团分公司,任职销售经理。2019年5月份,集团审计部门在对公司审计过程中发现,王某在2019年2月份至6月份的个人财务报销中存在问题,遂要求公司调查核实。公司与王某在该期间出差住宿的酒店联系、核实发现:王某出差期间,因在酒店的实际消费(主要为餐饮)超出个人消费标准,故与酒店工作人员协商开成了住宿发票,与王某实际住宿天数不符,另有一部分发票经验证为假发票。遂公司在2019年5月份以王某未如实提供真实的出差住宿报销、伪造费用报销以及提供虚假发票,严重违反了公司《员工手册》的规定为由,与王某解除劳动合同。

  王某不服,主张其提交的报销费用及发票均经过公司财务及领导的审批才予以报销,而且虚假的发票是酒店餐厅提供,其个人并不知道是否为虚假发票,公司对其两年前的行为进行处罚明显不合理,故要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金。

  二、案情分析

  针对本案,处理过程中有两个焦点问题:

  (一)行为定性

  虚假报销的认定分为两个层面:

  1.是否存在虚假事实。虚假报销的成立首先要有虚假事实的存在,虚假事实又分为两种情况:一种是员工提供了虚假发票,即员工提供的发票本身是虚假的,在国家税务总局的发票查验平台中无法查询。另一种情况是发票内容虚假,该种情况是指发票本身是真实的,但是发票记载的内容与实际情况不符。例如本案中王某出差时在酒店的部分消费明明是餐饮消费,却指使酒店工作人员为其开具内容为住宿的发票。

  2.是否具有主观故意。虚假报销还要求行为人对自己的行为是明知的,明知自己的行为是错误的,会损害他人的合法权益却有意为之,从而达成自己期望的某些目的。本案中,王某显然具有主观故意,即使他本人主张其个人并不知道酒店所开具发票是否为虚假发票,但其授意酒店工作人员更改发票内容的行为一定是具有主观故意的。因此,王某虚假报销行为成立。

  (二)责任认定

  本案中,王某主张其提交的报销费用及发票是均已经过公司财务及领导审批的,经过上级认可,不属于严重违纪行为,即便报销存在问题,也属于公司财务和上级领导审核不严所致,与自己无关,无需承担虚假报销的法律责任,公司没有理由与自己解除劳动合同。然而王某的理解正确吗?答案显而易见,每个人都应当为自己的过错承担责任,王某的报销虽然已经经过公司财务的审核和领导的审批,但并不代表责任就此转嫁至公司财务和上级领导身上,撇开上述二者的审查责任不说,王某实施了虚假报销行为,就应当为自己的错误行为负责。

  综合上述两个焦点问题分析,王某的行为确实属于虚假报销行为,违反了公司《员工手册》规定,公司提出与其解除劳动合同并非没有依据,但是,在实践中,很多公司遭遇类似案件时却最终败诉,笔者提供后续的一些操作建议供大家参考。

  三、实操建议

  (一)法律责任

  1.民事责任。我国《民法通则》第九十二条规定:"没有合法根据,取得不当利益,造成他人损失的,应当将取得的不当利益返还受损失的人。"根据该条规定,虚假报销的劳动者应当返还其所获得的不当利益,将虚假报销的钱款返还用人单位。但是按照我国民法上"谁主张,谁举证"的举证原则,如果用人单位认为劳动者获得了不当利益,那么用人单位应当对其主张承担举证责任。因此,用人单位要注意对劳动者获得不当利益证据的收集与保存。

  2.刑事责任。根据《刑法》第271条规定,劳动者"利用职务上的便利,将本单位财物非法占为己有,数额较大的",构成职务侵占罪。同时,虚假报销行为中可能涉及"为他人虚开"、"为自己虚开"、"让他人为自己虚开"、"介绍他人虚开"发票等行为,很可能构成《刑法》第205条的"虚开增值税专用发票"或"虚开发票罪"。此外,如果劳动者有购买发票的行为,还可能构成《刑法》第208条规定的"非法购买增值税专用发票、购买伪造的增值税专用发票罪"。

  实务中,当用人单位发现劳动者虚假报销时,最常见的处理方式是要求劳动者返还所取得的报销款,并根据用人单位相关规章制度的规定进行处罚,例如,警告、解除劳动合同等等。但是,这种方式往往存在威慑力不足,对其他劳动者缺乏警示作用,特别是在规章制度规定的处罚力度不大的情况下,如果虚假报销获利丰厚,其他人知晓后还可能效仿。另外,劳动者存在利用假发票报销的情形,还可能引发用人单位被税务部门质疑,甚至追责的风险。因此,针对劳动者行为比较恶劣的情况,用人单位还可以考虑追究刑事责任。

  (二)处理流程

  1.调查核实。用人单位一旦发现某员工存在疑似虚假报销行为,应当立即审慎展开调查,调查分为内部调查和外部调查。内部调查要查明发票的真伪以及发票内容的真实性,发票内容可以从时间、地点、人物、事件、金额等几个方面进行核查,如有疑问可以向开票人进一步核实,展开外部调查。不论是内部调查还是外部调查,调查的同时都应当注意保密和及时。

  2.员工访谈。当查明某员工的发票确有问题,应当通知该员工对此作出解释,就违纪事实与该员工进行访谈,听取其事实陈述以及答辩意见,表明用人单位的立场和态度。访谈过程中要注意证据的提取和保存,可以录音或者录像,以便还原访谈现场。

  3.定性评估。用人单位在对于整个虚假报销事件做完充分了解之后应当及时判定事件性质、审查证据的充足性、论证解除的合理性,自行或者请专业机构对整个事件作出准确评估。

  4.告知工会。如果用人单位决定与虚假报销的员工解除劳动合同,还需要事先将理由书面告知工会。如果工会认为用人单位的解除决定违反法律、行政法规规定、劳动合同约定的,有权要求用人单位纠正,用人单位应当在考虑工会意见后将处理结果再次书面通知工会。完成通知工会程序后,才能将处理结果送达劳动者。

  (三)防控措施

  1.规章制度相应情形的针对性设计。我国劳动合同法赋予了用人单位在劳动者严重违反用人单位规章制度的情况下解除劳动合同的权利,但需要用人单位提供相关的制度依据。因此,为了增加用人单位解除劳动合同的合理性,有效指引劳动者的日常工作行为,实践中我们通常建议用人单位在规章制度中明确规定虚假报销是违纪行为,并详尽地列举虚假报销的各种情形、次数、金额等内容与处罚后果的联系。例如,对于情节较轻的虚假报销行为给予警告等处分,对于多次虚假报销或虚假报销数额较大的行为给予解除劳动合同的处理。

  2.注意事发时调查中的证据搜集准备工作。由于实践中经常出现用人单位因证据不足而无法合法解除劳动合同的情况,后期补正或者申请法院调查取证又非常困难,因此用人单位在作出解除决定前应当加强对于违纪证据的搜集,尽可能地将搜集的证据形成完整的证据链。同时,还要结合已有的证据对劳动者的主观态度、事件的严重程度以及报销的利益归属加以综合考虑,审慎判断,作出准确处置,有效防控法律风险。

  3.关注时效问题、及时处置。虚假报销行为处置过程中用人单位发现虚假情形时往往大幅滞后于报销发生时,虽然我国法律法规对于劳动者违纪行为的处理时效没有强制性规定,但是司法实践一般认为事发后一年或者两年内处罚更为合理,即使是对于不当得利的追究也仅适用三年的诉讼时效。因此,一旦用人单位发现虚假报销疑点,还需尽快处理,不宜拖延太久,以免产生超过合理期限的问题,引发不利后果。

  总而言之,企业针对虚假报销行为的处置务必谋定而后动,如遭遇严重状况,当及时联系专业律师,理清思路,杜绝后患。


陈颖雪

作者

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