员工年休假管理制度设计常见误区与破除

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2019-10-14 | 来源:劳动法苑

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  一、引言

  年休假制度是用人单位规章制度中非常重要的一项制度,是保障用人单位规范管理劳动者休假的根本保障。但就笔者所接触(或制度修订或用以支持仲裁诉讼等)的诸多版企业休假制度而言,大多版本均存在认知误区,而经过集中分析这些误区,发现问题都具有共通性。为了让用人单位能够系统性地了解年休假制度制定的精髓并以此防范日后可能风险之发生,同时保障企业合理的的权益最大化,本文选择了几类常见误区做一分析,希望对广大企业朋友有所借鉴意义。

  二、年休假制度常见误区甄别与剖析

  误区一:规定在本单位工作满一年以上的正式员工方享有年休假。

  【误区示例】

  "员工在本公司连续工作满12个月后可享受年休假。处于试用期的员工,根据公司规章制度,不享有年休假。"

  "累计工龄由员工自行向公司申报,并提供有效的证明文件,未申报按本公司工龄给予待遇。"

  【问题诊断】

  该规定涉及两个问题。

  第一,工作满一年为社会工龄还是本单位工作年限?

  《企业职工带薪年休假实施办法》(以下简称《年休假办法》)第三条规定,职工连续工

  作满12个月以上的,享受带薪年休假。该条款是有关劳动者何时有权享受年休假的依据条款。但从该条款无法得出,"连续工作满12个月以上"必须在本单位完成。因此,在劳动者连续工作满12个月的情况下,即便部分工作时间来自于其他单位,法律上均予以认定。

  本示例条款对于劳动者的休假条件作出了严于法律的要求,从本质上限制了劳动者的权利,存在与法相悖不被认可之风险。建议企业在制度层面保证合法合规,但在实施层面加强流程管理,例如将员工提交之前连续工龄证明材料纳入申请前提。当员工无法举证或举证不能(如两次用工之间存在间断等情形)时,再作否决。

  第二,是否可以规定试用期员工无权享有年休假?

  《职工带薪年休假条例》(以下简称《年休假条例》)第二条明确规定,只要来自于"机关、团体、企业、事业单位、民办非企业单位、有雇工的个体工商户"的职工,"连续工作1年以上的"均可享受带薪年休假。据此规定,只要符合"连续工作满12个月以上"的条件,即便是试用期员工,也有权享受年休假。故,若用人单位在规章制度中直接否认试用期员工的休假权利,恐与法相悖。

  另,《年休假条例》第五条规定,单位根据生产、工作的具体情况,并考虑职工本人意愿,统筹安排职工年休假。该规定赋予了用人单位对于员工休假申请的批准权。因此,立足于解决问题之立场,用人单位的管理目标无须通过"违规涉险",而可在审批环节予以控制。

  误区二:不区分福利年休假和法定年休假的"补偿"或"清零"。

  【误区示例】

  "如果因公司工作需要尚有在年底前未休完的年假,经员工同意可以顺延至下一年度3月31日前使用,在该期限内仍未休完的年休假按照100%标准予以补偿。"

  【问题诊断】

  实践中用人单位注重员工福利,在法定年休假之外多规定员工的福利年休假,使得职工每年度内可享受的年休假天数高于法律规定。但很多企业没有意识到,法律对于两种年休假赋予企业的自由度不同,因此,从保障企业的合法权益的角度出发,处理法定年休假和福利年休假不应适用同一规则。

  本示例条款即涉及以上两方面的问题。

  第一,有关法定年休假。

  《年休假条例》第五条规定,单位确因工作需要不能安排职工休年休假的,经职工本人同意,可以不安排职工休年休假。对职工应休未休的年休假天数,单位应当按照该职工日工资收入的300%支付年休假工资报酬。据此规定,对于员工当年度未使用完毕的法定年休假,除非用人单位与员工协商同意将其延至下一年度使用,否则用人单位需要依照规定比例折现补偿,而无权单方面视作自动到期作废。且,即便协商延至下一年度,届时仍然不能休完,用人单位依旧需要依法补偿。

  因此,示范规定中所设定情形,对于法定年休假不适用。该规定与法相悖。

  第二,有关福利年休假。

  对于用人单位规定劳动者享有的高于法定年休假的假期天数,我们一般称作福利年休假。《年休假办法》第十三条规定,劳动合同、集体合同约定的或者用人单位规章制度规定的年休假天数、未休年休假工资报酬高于法定标准的,用人单位应当按照有关约定或者规定执行。据此规定,对于福利年休假,用人单位可以自主设置使用规则。换言之,用人单位完全有权在规章制度中规定,当年未使用的福利年休假到期自动作废,且无须补偿;抑或,福利年休假可顺延至次年某时段作废。但示范规定中,对于福利年休假反之作出了高于法定的保护规定,即未使用的情况下,用人单位按照100%予以补偿。

  综上可见,示范规定存在的主要问题在于条款规定过于"粗犷",从而致使法定年休假部分规定触犯法律底线,福利年休假待遇高于法定要求,从而给用人单位带来了诉讼隐患及成本增加。

  误区三:规定劳动者未及时提交年休假申请,视为书面放弃,公司无需支付额外工资补偿。

  【误区示例】

  "员工未在当年12月31日之前申请休假的,视为书面放弃当年度年休假。"

  【问题诊断】

  该规定看似方便企业管理,其实存在违规风险。

  根据《年休假办法》第十条规定,用人单位安排职工休年休假,但是职工因本人原因且书面提出不休年休假的,用人单位可以只支付其正常工作期间的工资收入。据此规定,只有在劳动者以积极明示的方式表示其不休年休假的情况下才能判定劳动者作出了放弃年休假权利的意思表示。而示例规定中,用人单位"逾期不申请则作废"的规定实质是将劳动者消极的默示行为作为其放弃年休假权利的明确意思表示,与法律规定不符。且,《年休假条例》第五条规定,单位根据生产、工作的具体情况,并考虑职工本人意愿,统筹安排职工年休假。该规定一定程度上赋予了用人单位安排劳动者休假之义务。以此从侧面印证了"默认书面放弃"的条款基础缺陷。

  司法审判中,不乏印证案例。就笔者的亲身办案经验及案例研究结果来看,裁审机构大多不支持此类规定。例如上海一中院的判例中就明确认为该公司规章制度中与上述《年休假办法》第十条规定相冲突的内容不具有法律效力;北京、广东亦有类似判例,判定此类规定因与法律规定冲突而无效,故不适用于员工。

  综上,基于"默认放弃条款"的无效性,建议用人单位在控制年假补偿支出方面,仍将重心放在对于员工年休假的实际统筹安排方面。可能企业经常遇到一个问题:用人单位已经做出了具体的休假安排,但劳动者拒绝休假。此时,为了一方面落实休假,另一方面降低后续法律风险,用人单位可以在强化证据保全方面多下功夫,例如:安排职工休假要有计划性、多次性,且具体到休假日期;对于休假不使用的后果,不安排工作任务的计划清晰告知职工;最大可能客观上保证员工休假,并保留所有相关沟通记录如邮件等。

  误区四:劳动者提前使用年休假后离职,用人单位有权扣回已休年假工资。

  【误区示例】

  "辞职或离职员工在最后工作日前必须将剩余的法定年休假使用完,但如果员工使用年休假天数超过离职时应享有天数,公司有权扣回已休年假工资。"

  【问题诊断】

  《年休假办法》第十二条第三款规定,用人单位当年已安排职工年休假的,多于折算应休年休假的天数不再扣回。该规定对于已休法定年休假是否能够扣回问题作出了明确要求。本示例规定内容,明显与上述规定相冲突。不建议使用。

  基于已使用年假扣回之难度,用人单位可以在审批过程中对于该问题进行把握,例如掌握每位员工按照当年度已服务时段比例对应的可享受年休假天数,从而进一步决定愿意审批的天数尺度,以避免日后"想扣但无法实现"的尴尬局面。

  误区五:集团内部调动,前用人单位批准的剩余年假不需要清算。

  【误区示例】

  "经集团内部工作安排需要,甲从A公司调至其关联公司B。员工在A公司的工龄及相关待遇在B公司继续承继,无任何经济补偿。但甲在A公司当年度应休未休年假予以作废。"

  【问题诊断】

  《劳动合同法实施条例》(以下简称"《实施条例》")第十条规定,劳动者非因本人原因从原用人单位被安排到新用人单位工作的,劳动者在原用人单位的工作年限合并计算为新用人单位的工作年限。据此规定,员工在集团企业内部流转涉及用人单位主体换签的,在无证据证明该变化系因个人原因引起的情况下,后用人单位应当承继员工在前单位的工龄。

  基于上述法律规定背景,实践操作中,两家用人单位多针对员工换签过程中所涉及的权利义务转移及处理问题签署《三方协议》。示例条款即属于此类约定。但,本示例条款的问题在于A公司和B公司过于明显地通过约定造成了员工事实上无法享受其应休未休年假权利,且无法获得相应补偿的后果。若日后员工仍然主张此项权利,则存在约定与法相悖不被认可之法律风险。

  当然,若员工从A公司换签到B公司的过程中,涉及公司提供的一定数量的经济补偿,则可利用该补偿条款一并处理未休年休假的补偿问题。

  三、律师建议

  (一)完善年休假制度,把握设计要领

  1.清晰定位法律底线

  年休假纠纷中用人单位面临的最大风险在于对法律规定不甚了解,许多制度内容看似合理,实则却与法律规定相冲突,导致日后在诉讼中面临被裁审机构认定相关规章制度无效,从而承担不利后果。因此,建议企业在进行年休假制度修订时,厘清相关法律概念,例如对于年休假适用范围、未休法定年休假的补偿等有清晰明确法律规制的问题进行系统梳理,排查是否存在违法违规情形。

  2.充分利用自主权利

  对于为员工提供多于法定年休假天数(福利年休假)的用人单位来说,对福利年休假制度的使用进行清晰界定至关重要。司法审判完全尊重不同用人单位对于各自福利年休假的规定,但如果企业一方面规定员工的休假天数多于法律规定,但另一方面对于多出天数的定性、使用、补偿与否等基本问题不作界定和说明,则意味着放弃了在相关制度规定方面的自主设计权,迫使审判机构无其他适用依据,继而退回到法定标准层面,最终使得用人单位在将来与劳动者发生争议时,面对就福利年休假同样适用法定年休假补偿标准的法律风险。

  (二)规范操作流程

  为了有效管理和控制职工的年休假,建议企业不仅设计严密的年休假制度,而且对年休假使用的具体流程、原则进行设计。例如,统筹并定期安排休假(包括但不限于安排的时间段和频率、职工申报的时间和要求、审批的部门及权限、是否允许跨年度安排等),定期进行员工未休年假梳理等。通过详尽的制度规定和精细化管理尽可能让职工完成当年度休假,一方面保障了职工的休息权,助力于企业文化建设;另一方面也加强对于员工不及时休假问题之管控,降低企业在支付未休年假补偿方面的成本支出。

  (三)加强队伍培训

  制定一套完善的规章制度仅是一步,最终的有效"落地"实施还需要企业的精细化管理和强有力的实施团队。笔者之前处理某诉讼案件涉及员工索要年休假补偿问题,虽然制度中规定福利年休假到期可以不作补偿,但是人事部门通过邮件向员工确认了未结假期及金额,以此给案件的处理带来了不必要的困难。由此再次凸显了内部执行团队专业的重要性。建议企业不断通过培训等各类方式提升人事部门的专业化,并通过团队的专业化,进一步实现人事管理的精细化。

  四、结语

  在年休假管理中,很多用人单位在制定规章制度与实际操作中存在认知误区,或触犯法律底线,或过分让渡自主权,导致在后续争议解决中用人单位处于不利地位。希望本文能够帮助企业破除既有误区,及时完善年休假制度、规范操作流程,最终实现企业管理合规与成本控制的有效协调。


卫诗婕

作者

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